Déposer un article/une notice

Que déposer ?

Tous les écrits produits par les chercheurs ou sur lesquels ils disposent du copyright. Les documents non publiés : communications, séminaires, Working Papers… Les publications : articles de revues, chapitres d’ouvrages, actes de colloques, thèses soutenues… Un document en texte intégral dont le (ou les) fichier(s) seront téléchargés sur HAL. Une simple référence bibliographique, avec les références de publication.

Le cadre légal du dépôt

HAL (par extension HAL-SHS) est une "archive ouverte" qui a donc vocation à recueillir avant tout le texte intégral des publications. Or l'usage qui en est fait est différent selon la communauté scientifique qui l'investit en raison de pratiques disciplinaires différentes en termes de communication et d'échange. En outre les différentes missions dévolues à HAL (archivage institutionnel, recensement et exploitation de listes de publications, promotion des projets de recherche par le biais du CV chercheur, etc.) ont détourné sa mission initiale d'archive ouverte. Avant de déposer un article publié dans une revue, il faut bien sûr vérifier si l'embargo pour les revues est dépassé ou non ; vous pouvez, dans les options, indiquer la période d'embargo désirée.

Le dépôt se fait dans le cadre de la loi pour une République numérique du 7 octobre 2016 : la loi française vous autorise à déposer vos articles sur une archive ouverte, si la recherche dont est issu votre article est financée au moins pour moitié sur fonds publics. La loi européenne oblige à diffuser votre article en archive ouverte si la recherche dont est issu votre article est financée au moins pour moitié sur des fonds européens.

Attention : Vous devez demander l’accord de dépôt des coauteurs. Le travail de mise en page de l’éditeur est sa propriété, vous ne pouvez pas mettre en ligne la version PDF de l’éditeur sans son accord (délit de contrefaçon). Les fichiers éditeurs ne sont pas acceptés, sauf accord de l’éditeur : privilégiez plutôt la version post-print ou pre-print.

Vous pouvez déposer la version/auteur de votre document si vous respectez ces règles :

• AVANT publication l’auteur reste détenteur des droits sur son texte.
• APRES publication SOUS contrat :
  1. Sauf interdiction, l’auteur a le droit de diffuser sa version/auteur du document dans une archive institutionnelle.
  2. Si l’auteur a signé la cession à titre exclusif des droits ou une clause d’exploitation électronique du document par l’éditeur : l’auteur doit demander l’autorisation de dépôt à l’éditeur et respecter les règles d’embargo.
• APRES publication SANS contrat l’auteur peut diffuser son document, le copyright n’est pas un frein.

Pour la position des éditeurs et des revues voir : http://www.sherpa.ac.uk/romeo.php ou  http://romeo.eprints.org/

Déposer en priorité les travaux et publications récents. Le laboratoire de rattachement doit être celui auquel vous apparteniez au moment de la production du document. Déposer le texte intégral chaque fois que c'est possible, les références bibliographiques doivent être utilisées lorsqu’on ne dispose pas du texte intégral.

Attention : le dépôt d’un document en texte intégral est définitif : on peut ajouter une nouvelle version mais le premier document sera toujours consultable. Ce dépôt permanent engage la responsabilité individuelle du déposant vis à vis de la communauté scientifique internationale. Les documents qui doivent rester définitivement confidentiels ne doivent pas être déposés sur HAL. Lorsque les éditeurs demandent un embargo, vous pouvez différer votre dépôt de 15 jours à 2 ans ce qui permet de cacher le texte intégral et de laisser visible la référence bibliographique. 

Les pré-requis

• Avoir un compte dans HAL et être connecté
• Avoir sous la main la liste de ses publications avec pour chacune d'elle :
  - des mots-clés et un résumé dans la langue de la publication
  - des mots-clés et un résumé dans une autre langue pour favoriser la diffusion de la publication à l'international
• Dans le cas du dépôt de texte intégral, disposer :
  - d'un document autorisé au dépôt par l'éditeur (Cf. SHERPA/RoMEO)
  - ou d'une version auteur sans la ligne éditoriale de la publication définitive
  - de l'accord de ses co-auteurs pour déposer le document en ligne

Les étapes de la saisie

Etape 1 : Sélectionner le type de publication à déposer

Etape 2 :  Télécharger le fichier en texte intégral ou passer à l'étape suivante pour la saisie seule de la référence

 Compléter les métadonnées

Cliquer sur la/les section(s) signalée(s) en rouge puis complétez les informations demandées.

Etape 3 : Bien renseigner les métadonnées

• Renseigner en priorité les champs marqués d'un astérisque (*) rouge
• Remplir systématiquement mots-clés et résumés dans la langue du document et dans une seconde langue pour favoriser leur diffusion à l'international
• Harmoniser la saisie des projets ANR, EUROPEENS et du champ "COLLABORATION/PROJET" pour faciliter le repérage automatique à partir de ces champs
  
  

Etape 4 : Renseigner les Auteurs

Etape 5 : Déposer (Valider)

La différence importante entre le dépôt (de texte intégral) et la validation toute simple d'une notice bibliographique réside dans le fait que le dépôt est définitif.
On peut encore revenir sur les métadonnées, mais le fichier est définitivement téléchargé et transmis au serveur de HAL pour être diffusé, avec ou sans délai.