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Déposer un article/une notice

Que déposer ?

Tous les écrits produits par les chercheurs ou sur lesquels ils disposent du copyright. Les documents non publiés : communications, séminaires, Working Papers… Les publications : articles de revues, chapitres d’ouvrages, actes de colloques, thèses soutenues… Un document en texte intégral dont le (ou les) fichier(s) seront téléchargés sur HAL. Une simple référence bibliographique, avec les références de publication.

Le cadre légal du dépôt

HAL (par extension HAL-SHS) est une "archive ouverte" qui a donc vocation à recueillir avant tout le texte intégral des publications. Or l'usage qui en est fait est différent selon la communauté scientifique qui l'investit en raison de pratiques disciplinaires différentes en termes de communication et d'échange. En outre les différentes missions dévolues à HAL (archivage institutionnel, recensement et exploitation de listes de publications, promotion des projets de recherche par le biais du CV chercheur, etc.) ont détourné sa mission initiale d'archive ouverte. Avant de déposer un article publié dans une revue, il faut bien sûr vérifier si l'embargo pour les revues est dépassé ou non ; vous pouvez, dans les options, indiquer la période d'embargo désirée.

Le dépôt se fait dans le cadre de la loi pour une République numérique du 7 octobre 2016 : la loi française vous autorise à déposer vos articles sur une archive ouverte, si la recherche dont est issu votre article est financée au moins pour moitié sur fonds publics. La loi européenne oblige à diffuser votre article en archive ouverte si la recherche dont est issu votre article est financée au moins pour moitié sur des fonds européens.

Attention : Vous devez demander l’accord de dépôt des coauteurs. Le travail de mise en page de l’éditeur est sa propriété, vous ne pouvez pas mettre en ligne la version PDF de l’éditeur sans son accord (délit de contrefaçon). Les fichiers éditeurs ne sont pas acceptés, sauf accord de l’éditeur : privilégiez plutôt la version post-print ou pre-print.

Vous pouvez déposer la version/auteur de votre document si vous respectez ces règles :

Pour la position des éditeurs et des revues voir : http://www.sherpa.ac.uk/romeo.php ou  http://romeo.eprints.org/

Déposer en priorité les travaux et publications récents. Le laboratoire de rattachement doit être celui auquel vous apparteniez au moment de la production du document. Déposer le texte intégral chaque fois que c'est possible, les références bibliographiques doivent être utilisées lorsqu’on ne dispose pas du texte intégral.

Attention : le dépôt d’un document en texte intégral est définitif : on peut ajouter une nouvelle version mais le premier document sera toujours consultable. Ce dépôt permanent engage la responsabilité individuelle du déposant vis à vis de la communauté scientifique internationale. Les documents qui doivent rester définitivement confidentiels ne doivent pas être déposés sur HAL. Lorsque les éditeurs demandent un embargo, vous pouvez différer votre dépôt de 15 jours à 2 ans ce qui permet de cacher le texte intégral et de laisser visible la référence bibliographique. 

Les pré-requis

Les étapes de la saisie

Etape 1 : Sélectionner le type de publication à déposer

 

 

  

Etape 2 :  Télécharger le fichier en texte intégral ou passer à l'étape suivante pour la saisie seule de la référence

 


 

 Compléter les métadonnées

Cliquer sur la/les section(s) signalée(s) en rouge puis complétez les informations demandées.

Compléter l’affiliation d’un auteur

Saisir l’acronyme ou une partie de l’acronyme du laboratoire, ou bien une partie du nom,
puis sélectionnez dans la liste l’affiliation souhaitée :

 

Les affiliations sont gérées dans un référentiel. Sélectionnez de préférence une affiliation avec le code couleur vert ou jaune.

Les codes couleurs utilisés dans les référentiels : Vert : valide. Sélectionnez de préférence un item valide. Pour une affiliation, l’entrée à été vérifiée, complétée et validée. Pour un auteur : l’auteur a créé son IdHAL et la forme valide est celle préférée par l’auteur lui-même. Jaune : fermé pour un laboratoire. Vous pouvez sélectionner l’item si cela correspond aux données de votre dépôt. La forme a tout simplement été vérifiée et mise à jour dans les référentiels. Pour un auteur, la forme jaune correspond à une forme auteur associée à un IdHAL mais ce n’est pas la forme préférée choisie par l’auteur. Rouge : non vérifiée.

Si vous déposez vos publications, vous pouvez ajouter votre affiliation dans vos préférences de dépôts disponibles dans votre profil. Cette information sera ainsi systématiquement complétée à chaque dépôt.

 

Etape 3 : Bien renseigner les métadonnées

 

 

 

 

Etape 4 : Renseigner les Auteurs

 

 

Etape 5 : Déposer (Valider)

La différence importante entre le dépôt (de texte intégral) et la validation toute simple d'une notice bibliographique réside dans le fait que le dépôt est définitif.
On peut encore revenir sur les métadonnées, mais le fichier est définitivement téléchargé et transmis au serveur de HAL pour être diffusé, avec ou sans délai.

Affichage de la citation avant d’enregistrer

Si le dépôt est complet, la citation est affichée. Cochez les conditions pour pouvoir enregistrer votre dépôt :

En déposant ce document, le contributeur (je) accorde la licence suivante à HAL :

  • J'autorise HAL à mettre en ligne et à distribuer cet article ;
  • Je reconnais avoir pris connaissance que les dépôts ne peuvent pas être supprimés, une fois acceptés ;
  • Je comprends que HAL se réserve le droit de reclasser ou de rejeter tout dépôt.

 

A noter : HAL propose la pérennité des urls des documents en garantissant que les urls du type: hal.archives-ouvertes.fr/<identifiant> et hal.archives-ouvertes.fr/<identifiant>/nom_du_fichier renverront toujours vers le document, quelles que soient les évolutions de HAL. La pérennité des urls contenant le nom du fichier (hal.archives-ouvertes.fr/<identifiant>/nom_du_fichier) est toutefois soumise à la condition que celui-ci ne soit pas supprimé.

Corriger

Si vous repérez des erreurs dans la citation, cliquez sur le titre de la section « Compléter les métadonnées du document  » pour afficher les métadonnées puis faites vos modifications.

Compléter avec d’autres métadonnées

Chaque section (fichier, document, auteur) dispose d’une vue détaillée qui affiche des options ou une liste complète des métadonnées. Vous pouvez ainsi compléter votre dépôt (avant sa mise en ligne ou une fois qu’il est en ligne).

Vous pouvez choisir la vue détaillée par défaut en la sélectionnant dans vos préférences de dépôt disponibles dans votre profil.

 

A NOTER : Tous les dépôts avec fichier (texte intégral, annexe, image, carte, vidéo, son) sont vérifiés manuellement avant leur mise en ligne. Dans Mon espace/Mes dépôts, ils sont listés dans la rubrique Documents en attente de vérification : vous pouvez les consulter ou les supprimer mais pas les modifier. En fonction du nombre de dépôt à traiter, le délai de mise en ligne peut prendre quelques jours. Voir Vérification des dépôts avec leur mise en ligne